1. Predmet a strany
Táto zmluva o spracúvaní osobných údajov („Zmluva“) sa uzatvára podľa článku 28 ods. 3 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) medzi zákazníkom, ktorý objednal platenú licenciu služby Lexify („Prevádzkovateľ“), a spoločnosťou Lexify, s. r. o., so sídlom Letná 14583/23, 974 05 Banská Bystrica, IČO: 57 826 323, zapísanou v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, oddiel: Sro, vložka č. 57178/S („Sprostredkovateľ“ alebo „Lexify“).
Zmluva je súčasťou každej platenej licencie podľa článku 7 Podmienok používania služby Lexify a Prevádzkovateľ ju prijíma odoslaním objednávky. Upravuje tie osobné údaje, ktoré Lexify spracúva výlučne podľa pokynov Prevádzkovateľa. Údaje, pri ktorých Lexify vystupuje ako prevádzkovateľ (účty používateľov, zabezpečenie služby, fakturácia, verejné legislatívne zdroje), opisujú Zásady ochrany osobných údajov.
2. Rozsah spracúvania
| Položka | Obsah |
|---|---|
| Predmet a účel | poskytovanie služby Lexify tímu Prevádzkovateľa: pridelenie užívateľských prístupov, sledovanie legislatívy, notifikácie a vyhľadávanie podľa toho, čo jeho používatelia v službe nastavia |
| Povaha spracúvania | ukladanie, usporadúvanie, sprístupňovanie oprávneným používateľom, doručovanie e-mailov a výmaz; žiadne profilovanie ani rozhodovanie s právnym účinkom |
| Kategórie dotknutých osôb | zamestnanci a spolupracovníci Prevádzkovateľa, ktorým pridelí užívateľský prístup, a osoby, ktorých údaje títo používatelia vložia do služby (napríklad do textu vyhľadávania alebo poznámok) |
| Kategórie osobných údajov | e-mailová adresa a meno používateľa, sektor a nastavenia monitoringu, sledované predpisy, notifikácie, texty vyhľadávania a ďalšie údaje, ktoré používatelia do služby vložia; osobitné kategórie údajov sa do služby nemajú vkladať |
| Trvanie | počas trvania licencie a následne do výmazu podľa článku 8 tejto Zmluvy |
3. Pokyny a dôvernosť
Lexify spracúva osobné údaje iba na základe zdokumentovaných pokynov Prevádzkovateľa. Pokynmi sú Podmienky používania, táto Zmluva, objednávka a nastavenia, ktoré používatelia Prevádzkovateľa vykonajú v službe. Ak Lexify považuje pokyn za rozporný s GDPR alebo iným predpisom, Prevádzkovateľa na to bezodkladne upozorní.
Lexify zabezpečí, že osoby oprávnené spracúvať osobné údaje sú viazané povinnosťou mlčanlivosti, a sprístupní údaje iba osobám, ktoré ich potrebujú na poskytovanie služby. Prevádzkovateľ zodpovedá za to, že má právny základ na vloženie osobných údajov do služby a že jeho používatelia službu používajú v súlade s Podmienkami používania.
4. Bezpečnosť a incidenty
Lexify prijíma primerané technické a organizačné opatrenia podľa článku 32 GDPR: šifrovanie prenosu, riadenie prístupov a overovanie identity používateľov, oddelenie údajov jednotlivých účtov na úrovni databázových pravidiel, evidenciu administrátorských zásahov, uchovávanie údajov v dátových centrách v Európskej únii a pravidelné zálohovanie.
Porušenie ochrany osobných údajov, ktoré sa týka údajov Prevádzkovateľa, oznámi Lexify Prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvie, spolu s informáciami potrebnými na splnenie oznamovacej povinnosti podľa článkov 33 a 34 GDPR.
5. Subdodávatelia
Prevádzkovateľ udeľuje všeobecné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov uvedených nižšie. Lexify ich zaväzuje rovnakými povinnosťami ochrany údajov, aké má sama podľa tejto Zmluvy, a zodpovedá za ich plnenie.
| Subdodávateľ | Účel | Umiestnenie |
|---|---|---|
| Google Cloud EMEA Limited (Firebase, Google Cloud) | autentifikácia, databáza Cloud Firestore, Cloud Functions, hosting aplikácie, Vertex AI pre vyhľadávanie, prevádzková diagnostika | Európska únia (europe-central2, europe-west4) |
| Mistral AI SAS | rozpoznanie textu a sumarizácia verejných legislatívnych dokumentov; neodovzdávajú sa jej údaje používateľov | Európska únia (Francúzsko) |
| Resend, Inc. | doručovanie e-mailov služby (notifikácie, pozvánky, prístup) | USA; štandardné zmluvné doložky |
| Cloudflare, Inc. | ochrana verejných formulárov pred automatizovaným zneužitím (Turnstile) | globálna sieť; štandardné zmluvné doložky |
Zmenu alebo doplnenie subdodávateľa oznámi Lexify registrovaným používateľom Prevádzkovateľa najmenej 30 dní vopred e-mailom alebo v službe. Ak Prevádzkovateľ z odôvodnených príčin ochrany údajov so zmenou nesúhlasí, môže licenciu ukončiť podľa článku 9.8 Podmienok používania s nárokom na vrátenie pomernej časti uhradenej ceny za nevyčerpané obdobie.
6. Súčinnosť a audit
Lexify poskytne Prevádzkovateľovi primeranú súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (prístup, oprava, výmaz, prenosnosť, námietka), pri posúdení vplyvu na ochranu údajov a pri konzultácii s dozorným orgánom, ak sa týkajú spracúvania podľa tejto Zmluvy. Žiadosť dotknutej osoby doručenú priamo Lexify postúpi Prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu.
Lexify sprístupní Prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa článku 28 GDPR a umožní audit, vrátane kontroly vykonanej Prevádzkovateľom alebo ním povereným audítorom viazaným mlčanlivosťou, najviac raz za 12 mesiacov, po písomnom oznámení najmenej 30 dní vopred, v bežnom pracovnom čase a bez neprimeraného zásahu do prevádzky. Audit nad tento rozsah je možný pri odôvodnenom podozrení na porušenie tejto Zmluvy alebo na žiadosť dozorného orgánu.
7. Prenosy mimo EHP
Osobné údaje sa ukladajú a spracúvajú na infraštruktúre v Európskej únii. Prenos do tretej krajiny sa uskutoční iba prostredníctvom subdodávateľa uvedeného v článku 5 alebo na pokyn Prevádzkovateľa a vždy na základe rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie alebo iného mechanizmu podľa kapitoly V GDPR, podľa potreby s doplnkovými opatreniami.
8. Trvanie a výmaz
Zmluva trvá počas platenej licencie. Po jej skončení zostávajú údaje účtov Prevádzkovateľa zachované, kým používatelia svoje účty používajú v bezplatnom režime alebo kým Prevádzkovateľ nepožiada o ich výmaz; na žiadosť Prevádzkovateľa Lexify vydá údaje jeho používateľov v strojovo čitateľnom formáte a následne ich vymaže. Po zrušení účtu sa jeho údaje vymažú postupom podľa Zásad ochrany osobných údajov, s výnimkou údajov, ktoré musí Lexify uchovať podľa zákona.
9. Záverečné ustanovenia
Zmluva sa riadi právom Slovenskej republiky a GDPR. V prípade rozporu medzi touto Zmluvou a Podmienkami používania má v otázkach ochrany osobných údajov prednosť táto Zmluva. Lexify môže Zmluvu aktualizovať pri zmene subdodávateľov, produktu alebo právnych požiadaviek postupom podľa článku 12 Podmienok používania.
Otázky k tejto Zmluve posielajte na podpora@lexify.sk.